若一份关于行为、事件、状况、观点或诊断的记录满足特定条件,可作为传闻证据的例外被采纳。需要满足以下条件:
1. 制作要求
记录的及时性是关键因素之一。“由知情人士在当时或接近当时制作或根据其传达信息制作”,这是为了保证记录内容的准确性。例如,在医院的日常诊疗活动中,护士记录患者的生命体征。如果是护士在测量患者体温、血压后马上记录,或者是医生将观察到的患者症状当场告知护士,然后护士记录,这样的记录就符合这个要求。因为这些信息是在事件发生的同时或者接近同时被记录下来的,记忆的偏差较小,信息比较可靠。
2. 保存范围
这种记录可以涵盖各种商业、组织、职业等活动。“在商业、组织、职业等定期活动中保存(无论是否营利)”,这意味着无论是企业的财务记录、非营利组织的活动记录,还是像律师、医生等职业人士的工作记录都包括在内。以一家餐厅为例,它每天记录食材采购情况、顾客点餐记录等,这些记录作为餐厅日常经营活动的一部分,都可能符合传闻证据例外的情况。
3. 常规性
“制作是该活动常规做法” 强调记录不是偶然为之。例如,一家工厂每天都要记录机器设备的运行状况,这已经成为工厂日常生产管理活动中固定的环节。如果只是偶尔记录一次,可能就不符合这个条件。因为常规的记录更能反映活动的真实情况,减少人为操纵记录内容的可能性。
4. 证明条件
关于证明,需要保管人或合格证人来提供证言,或者有符合特定规则的证明、法规证明。例如,公司的财务报表需要公司的财务主管(保管人)来证明其是按照公司日常的财务记账规则制作的,并且这些规则符合相关会计准则(法规)。同时,对方如果质疑记录的可信度,比如怀疑信息来源有误或者记录准备过程中有篡改等情况,需要对方来证明这种不可信。如果对方无法证明,那么这份记录就可以作为传闻证据的例外被采纳。